SECRÉTARIAT
📨 Gestion du courrier
Prise en charge complète du courrier entrant et sortant : réception, ouverture, tri et distribution des documents. Rédaction et envoi de courriers administratifs ou professionnels, suivi des réponses et classement des échanges.
Objectif : gagner du temps et assurer un suivi rigoureux des correspondances, qu’elles soient papier ou numériques.
🗃️ Classement des dossiers informatiques
Organisation et structuration des documents numériques pour un accès simple et rapide à l’information. Classement par thématique, par client ou par projet, selon les besoins de l’entreprise.
Objectif : Rationaliser l’arborescence des fichiers pour gagner en efficacité et en clarté.
✍️ Rédaction de rapports, comptes rendus et procès-verbaux
Rédaction claire, synthétique et fidèle des rapports, comptes rendus de réunions ou procès-verbaux. Mise en forme professionnelle et respect des consignes internes.
Objectif : Garantir la traçabilité des décisions et faciliter la communication interne au sein de l’équipe
💾 Administration des bases de données
Mise à jour régulière des fichiers clients, fournisseurs ou partenaires. Saisie et vérification des informations pour garantir la fiabilité des données. Création d’outils de suivi (tableaux, listes, indicateurs) facilitant la gestion quotidienne et la prise de décision.
Objectif : disposer d’informations toujours exactes et exploitables.
📅 Planification de l’agenda
Gestion et coordination des rendez-vous, réunions, déplacements et échéances administratives. Préparation logistique des réunions (ordre du jour, convocation, documents de travail). Mise à jour de l’agenda partagé pour assurer une meilleure visibilité et éviter les doublons.
Objectif : Organiser de manière fluide et gagner du temps au quotidien.
